Với chủ doanh nghiệp nhỏ, chuyện nhân viên nghỉ việc nên được xử lý theo bốn chặng: dựng nền từ trước (hợp đồng bằng văn bản, nội quy, quy chế đánh giá); khi có người nghỉ thì làm đúng căn cứ, đúng thời hạn báo trước và quyết toán đủ; khi bất đồng thì thương lượng, rồi qua hoà giải viên lao động trước khi đến hội đồng trọng tài lao động hay toà án; và luôn để mắt tới thời hiệu. Bộ luật Lao động 2019, có hiệu lực từ 1/1/2021, áp dụng cho cả hộ kinh doanh có thuê người, không chỉ doanh nghiệp lớn.
Bài này viết từ góc người sử dụng lao động, nhưng không đứng về một phía: những bước dưới đây cũng chính là những gì người lao động có quyền đòi hỏi. Một quy trình đúng giúp cả hai bên chia tay mà không phải gặp nhau ở toà. Chi tiết từng căn cứ chấm dứt, từng khoản trợ cấp bạn đọc ở các site chuyên sâu được dẫn trong bài.
Chặng 0: dựng nền trước khi có người nghỉ
Phần lớn tranh chấp lao động ở doanh nghiệp nhỏ bắt nguồn từ việc thiếu giấy tờ nền. Hợp đồng lao động phải giao kết bằng văn bản, trừ một số trường hợp ngắn hạn luật cho phép giao kết bằng lời nói; hợp đồng nên ghi rõ công việc, địa điểm, lương, phụ cấp, thời giờ làm việc. Người sử dụng lao động có từ mười người lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với cơ quan quản lý lao động; dưới mức đó vẫn nên có thoả thuận về kỷ luật trong hợp đồng.
Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc là thứ hay bị bỏ qua nhất, nhưng lại là căn cứ khi muốn cho nghỉ một người thường xuyên không hoàn thành công việc. Quy chế phải được ban hành, có tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có, và được phổ biến trước. Thoả thuận bảo mật thông tin kinh doanh, thoả thuận về chi phí đào tạo cũng nên ký từ đầu chứ không phải khi người đó đã nộp đơn.
Một văn bản nội bộ chỉ có giá trị khi được ban hành đúng thẩm quyền, đúng trình tự và chưa bị thay thế. Cách kiểm nội quy, quy chế của chính doanh nghiệp mình có hiệu lực hay không được hướng dẫn ở mục hiệu lực quy định nội bộ doanh nghiệp của Hiệu Lực (hieuluc.com).
Chặng 1: khi nhân viên nộp đơn nghỉ
Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng khi báo trước đúng thời hạn theo loại hợp đồng, và có những trường hợp được nghỉ ngay. Phía doanh nghiệp, các bước nên đi như sau:
- Ghi nhận ngày nhận đơn bằng văn bản hoặc thư điện tử, vì thời hạn báo trước tính từ ngày này. Không có quyền "không duyệt" đơn nghỉ hợp lệ.
- Đối chiếu loại hợp đồng và thời hạn báo trước; nếu người lao động muốn nghỉ sớm hơn, hai bên có thể thoả thuận bằng văn bản.
- Lập kế hoạch bàn giao công việc, tài sản, tài khoản, tài liệu; thu hồi quyền truy cập hệ thống vào ngày cuối.
- Tính các khoản phải trả: lương đến ngày nghỉ, tiền phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc nếu thuộc diện, các khoản thưởng đã thoả thuận.
- Thanh toán trong thời hạn luật định, thường tính bằng ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt, chỉ kéo dài trong một số trường hợp đặc biệt.
- Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ gốc đã giữ của người lao động, nếu có.
Bước 6 là nghĩa vụ của doanh nghiệp, không phải "ân huệ" để đổi lấy việc người lao động ký cam kết gì thêm. Giữ sổ, giữ bằng cấp để gây sức ép là hành vi bị cấm và thường là ngòi nổ của khiếu nại.
Chặng 2: khi doanh nghiệp muốn cho người lao động nghỉ
Chỉ cho nghỉ khi có căn cứ luật liệt kê. Thường xuyên không hoàn thành công việc theo quy chế đã ban hành, ốm đau điều trị dài chưa hồi phục, thu hẹp sản xuất vì thiên tai, dịch bệnh, thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế… Mỗi căn cứ có điều kiện và thủ tục riêng.
Báo trước đúng thời hạn. Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt cũng phải báo trước theo loại hợp đồng, trừ một vài trường hợp luật miễn. Báo trước bằng văn bản, ghi rõ căn cứ.
Kiểm nhóm được bảo vệ. Lao động nữ mang thai, đang nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng, người đang điều trị bệnh nghề nghiệp, tai nạn lao động có những hạn chế riêng. Cho nghỉ những người này mà không đúng là rủi ro cao nhất.
Sa thải phải đúng trình tự. Sa thải là hình thức kỷ luật, phải có hành vi vi phạm thuộc căn cứ sa thải, có nội quy làm cơ sở, họp xử lý kỷ luật với sự tham gia của người lao động và tổ chức đại diện nếu có, lập biên bản, trong thời hiệu xử lý kỷ luật.
Cân nhắc thoả thuận chấm dứt. Khi căn cứ chưa thật chắc, một biên bản thoả thuận chấm dứt ghi rõ ngày nghỉ, các khoản chi trả và việc bàn giao thường ít rủi ro hơn cho cả hai bên. Cách soạn và những điểm người lao động nên đọc kỹ trước khi ký được viết ở mục hết hạn hợp đồng và thoả thuận nghỉ của Chấm Dứt (chamdut.com).
Chặng 3: khi bất đồng thành tranh chấp
Khi hai bên không thống nhất về việc chấm dứt, về số tiền hay về bất cứ quyền lợi nào, Bộ luật Lao động khuyến khích thương lượng trực tiếp trước. Nếu không xong, tranh chấp lao động cá nhân thường phải qua hoà giải viên lao động trước khi đưa đến hội đồng trọng tài lao động hoặc toà án. Luật có liệt kê một số loại tranh chấp không bắt buộc qua hoà giải, trong đó có tranh chấp về xử lý kỷ luật sa thải và về trường hợp bị đơn phương chấm dứt hợp đồng.
Mỗi bước có thời hiệu riêng, tính từ ngày phát hiện hành vi mà bên tranh chấp cho rằng quyền lợi của mình bị vi phạm. Lỡ thời hiệu là mất quyền yêu cầu ở bước đó, nên doanh nghiệp cũng cần biết để không chủ quan cho rằng "để lâu rồi sẽ thôi". Bảng mốc thời gian trong quan hệ lao động, từ thử việc, báo trước, thanh toán đến thời hiệu xử lý kỷ luật và thời hiệu tranh chấp, có ở mục các mốc thời gian trong lao động của Thời Hạn (thoihan.com).
Nếu người lao động khởi kiện ra toà, doanh nghiệp sẽ ở vị trí bị đơn: nhận thông báo thụ lý, có thời hạn nộp văn bản ghi ý kiến, tham gia phiên họp kiểm tra chứng cứ và hoà giải. Những việc cần làm khi mình là bị đơn được trình bày ở mục khi mình là bị đơn của Đương Sự (duongsu.com). Hồ sơ của chặng 0 và chặng 1 lúc này chính là chứng cứ quyết định.
Chặng 4: khi thanh tra lao động vào cuộc
Người lao động cũng có thể khiếu nại, tố cáo đến cơ quan quản lý lao động về việc chậm trả lương, không đóng hoặc đóng thiếu bảo hiểm xã hội, không trả sổ. Khi đó doanh nghiệp có thể nhận giấy mời làm việc hoặc một cuộc thanh tra, kiểm tra về lao động và bảo hiểm. Nội dung thường xoay quanh hợp đồng, bảng lương, bảng chấm công, hồ sơ đóng bảo hiểm và nội quy.
Cách chuẩn bị và làm việc với đoàn thanh tra lao động, bảo hiểm xã hội, cùng những lỗi phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ như đóng bảo hiểm trên mức lương thấp hơn lương thực trả, được viết ở mục thanh tra lao động và bảo hiểm xã hội của Giải Trình (giaitrinh.com). Nguyên tắc chung giống bài "nhận đoàn kiểm tra, thanh tra" trong danh mục này: xem căn cứ, cung cấp đúng phạm vi, đọc kỹ biên bản và ghi ý kiến của mình.
Một lưu ý thực tế: khi một người nghỉ việc trong không khí căng thẳng, xác suất có khiếu nại sau đó tăng lên rõ rệt. Quyết toán đủ, đúng hạn và trả giấy tờ đầy đủ là cách rẻ nhất để không phải tiếp đoàn thanh tra vì một hồ sơ nghỉ việc.
Nếu sau buổi làm việc có kết luận yêu cầu truy đóng bảo hiểm hoặc trả bổ sung tiền lương, hãy thực hiện đúng hạn và giữ chứng từ. Trường hợp không đồng ý với kết luận, doanh nghiệp có quyền giải trình, khiếu nại theo trình tự, giống như với bất kỳ quyết định hành chính nào khác.
Sai lầm hay gặp và khi nào cần người làm nghề
Những lỗi dưới đây xuất hiện lặp lại ở các tranh chấp lao động của doanh nghiệp nhỏ:
- Không ký hợp đồng lao động với người quen, người thân làm việc lâu dài.
- Cho nghỉ bằng tin nhắn, không có văn bản nêu căn cứ.
- Dùng nội quy chưa đăng ký hoặc chưa phổ biến làm căn cứ kỷ luật.
- Trừ lương để "bồi thường" mà không theo thủ tục bồi thường thiệt hại.
- Giữ giấy tờ gốc, giữ sổ bảo hiểm cho đến khi người lao động "ký xong cam kết".
- Không theo dõi thời hiệu xử lý kỷ luật, để quá hạn rồi mới họp.
Nên có luật sư hoặc người làm nhân sự lâu năm khi cắt giảm nhiều người một lúc, khi người bị cho nghỉ thuộc nhóm được bảo vệ, khi đã có đơn gửi hoà giải viên lao động hoặc toà án. Rà soát định kỳ hợp đồng, nội quy và quy chế một lần mỗi năm thường rẻ hơn nhiều so với một vụ tranh chấp; cách tổ chức rà soát như vậy có ở mục rà soát pháp lý định kỳ của Cố Vấn Pháp Luật (covanphapluat.com). Một ý kiến nhanh có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com).
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có được từ chối đơn xin nghỉ việc của nhân viên không?
Nếu người lao động báo trước đúng thời hạn theo loại hợp đồng thì họ có quyền đơn phương chấm dứt mà không cần doanh nghiệp đồng ý. Doanh nghiệp có thể đề nghị bàn giao, thoả thuận lùi ngày nghỉ, nhưng không có quyền giữ người lao động lại bằng cách không duyệt đơn.
Nhân viên nghỉ ngang không báo trước thì doanh nghiệp làm gì?
Người lao động đơn phương chấm dứt trái luật có thể không được trợ cấp thôi việc, phải bồi thường theo quy định và hoàn chi phí đào tạo nếu có thoả thuận. Doanh nghiệp vẫn phải thanh toán tiền lương những ngày đã làm, và nên lập biên bản ghi nhận sự việc để làm căn cứ.
Hộ kinh doanh có vài nhân viên có phải tuân theo Bộ luật Lao động không?
Có. Hộ kinh doanh thuê người làm theo hợp đồng lao động là người sử dụng lao động, phải giao kết hợp đồng, trả lương, đóng bảo hiểm theo quy định và tuân thủ các quy định về chấm dứt hợp đồng. Một số nghĩa vụ phụ thuộc số lượng lao động, như nội quy bằng văn bản.
Tranh chấp lao động có bắt buộc phải hoà giải trước khi kiện không?
Với tranh chấp lao động cá nhân, nguyên tắc chung là phải qua hoà giải viên lao động trước. Tuy nhiên luật liệt kê một số loại tranh chấp được đưa thẳng ra toà, như tranh chấp về sa thải, về đơn phương chấm dứt hợp đồng, về bồi thường khi chấm dứt hợp đồng và một số tranh chấp khác.
Thoả thuận chấm dứt hợp đồng có phải trả trợ cấp thôi việc không?
Thoả thuận chấm dứt là căn cứ chấm dứt hợp pháp, nên nếu người lao động đủ điều kiện về thời gian làm việc thì vẫn được trợ cấp thôi việc theo quy định, trừ phần thời gian đã đóng bảo hiểm thất nghiệp. Hai bên có thể thoả thuận thêm khoản hỗ trợ.
Doanh nghiệp có được trừ lương khi nhân viên làm hỏng tài sản không?
Có thể, nhưng phải theo trình tự bồi thường thiệt hại trong Bộ luật Lao động và nội quy, có giới hạn mức khấu trừ hằng tháng. Tự ý trừ toàn bộ lương tháng cuối để bù thiệt hại mà không có thủ tục là cách làm dễ bị khiếu nại và bị xử lý.