Ra mắt một sản phẩm đóng gói mang nhãn riêng, dù là hũ mứt, chai nước chấm, lọ kem dưỡng hay món đồ chơi, nên đi theo năm chặng: xác định sản phẩm thuộc nhóm hàng nào và cơ quan nào quản lý; bảo đảm điều kiện nơi sản xuất, hoặc chọn đúng cơ sở gia công; hoàn tất công bố, hợp quy hoặc tiêu chuẩn áp dụng; làm nhãn đúng nội dung bắt buộc; rồi mới tính chuyện mã vạch, truy xuất và đưa lên kệ, lên sàn. Đi ngược thứ tự, như in mười nghìn vỏ hộp trước khi biết sản phẩm phải ghi gì, là kiểu sai rất tốn tiền.
Bài này nối các site chuyên sâu trong hệ VN2H theo đúng thứ tự một người làm hàng đầu tay sẽ gặp. Mỗi chặng chỉ nêu việc cần xong và giấy cần giữ; chi tiết từng thủ tục, từng quy chuẩn bạn đọc ở site được dẫn. Phần đặt tên và bảo hộ thương hiệu cho sản phẩm có bài riêng ngay sau bài này trong cùng danh mục.
Chặng 1: sản phẩm của bạn thuộc nhóm nào
Câu hỏi đầu tiên không phải là "bao bì đẹp chưa" mà là "luật xếp sản phẩm này vào đâu". Mỗi nhóm có cơ quan quản lý và kiểu thủ tục khác nhau. Bảng dưới là cách định vị ban đầu.
| Nhóm sản phẩm | Thủ tục thường gặp trước khi bán | Điểm dễ nhầm |
|---|---|---|
| Thực phẩm bao gói sẵn thông thường | Tự công bố sản phẩm; cơ sở sản xuất đáp ứng điều kiện an toàn thực phẩm | Thực phẩm bảo vệ sức khoẻ, sản phẩm cho trẻ nhỏ thuộc diện đăng ký bản công bố, chặt hơn nhiều |
| Mỹ phẩm | Công bố sản phẩm mỹ phẩm trước khi đưa ra thị trường; hồ sơ thông tin sản phẩm | Không được quảng cáo công dụng chữa bệnh |
| Hàng có quy chuẩn kỹ thuật (đồ chơi trẻ em, thiết bị điện, một số vật liệu) | Chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy | Có cả hàng sản xuất trong nước lẫn hàng nhập để đóng gói lại |
| Hàng tiêu dùng thông thường | Không cần giấy phép riêng, nhưng vẫn phải có tiêu chuẩn áp dụng và nhãn đúng | Nhiều người tưởng "không cần gì cả" |
| Nông sản sơ chế, đặc sản địa phương | Tuỳ mức chế biến mà theo quy định an toàn thực phẩm hoặc nông nghiệp; có thể tham gia OCOP | Gắn chữ "đặc sản", "chuẩn" phải có căn cứ |
Khi chưa chắc sản phẩm có thuộc diện quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc hay không, hãy bắt đầu từ mục hợp quy cho người mới của Quy Chuẩn (quychuan.com), nơi giải thích cách tra hàng của mình theo từng ngành. Kết quả của chặng này là một dòng ghi chép: sản phẩm thuộc nhóm gì, chịu quy định nào, cơ quan nào tiếp nhận hồ sơ.
Chặng 2: tự sản xuất hay thuê gia công
Tự sản xuất nghĩa là nơi làm hàng của bạn phải đáp ứng điều kiện của nhóm hàng đó. Với thực phẩm, đó là điều kiện an toàn thực phẩm về nhà xưởng, dụng cụ, nguồn nước, người trực tiếp sản xuất; tuỳ loại cơ sở mà cần giấy chứng nhận đủ điều kiện hoặc thuộc diện được miễn, chỉ cần cam kết. Với mỹ phẩm, sản xuất phải đáp ứng điều kiện riêng của ngành. Đây là lý do một bếp gia đình làm hàng bán lẻ cho hàng xóm khác rất xa một xưởng làm hàng đóng gói bán qua đại lý.
Thuê gia công, hay còn gọi làm hàng nhãn riêng, giúp bạn né phần đầu tư nhà xưởng nhưng không né được trách nhiệm. Người đứng tên trên nhãn là người chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. Hợp đồng gia công cần ghi rõ ai đứng tên công bố sản phẩm, ai giữ hồ sơ kiểm nghiệm, công thức thuộc về ai, khi có lô hàng lỗi thì ai thu hồi và chịu chi phí. Trước khi ký, bạn nên xem giấy chứng nhận điều kiện của cơ sở gia công còn hiệu lực và đúng phạm vi sản phẩm.
Các yêu cầu cụ thể về an toàn thực phẩm cho từng loại cơ sở, cách xác định có thuộc diện cấp giấy chứng nhận hay không, được hệ thống ở mục an toàn thực phẩm của GiayPhep.com. Giấy cần giữ cho chặng sau: giấy chứng nhận điều kiện của cơ sở (của bạn hoặc của bên gia công), hợp đồng gia công, phiếu kiểm nghiệm sản phẩm.
Chặng 3: tiêu chuẩn, hợp quy và công bố
Tiêu chuẩn áp dụng là gì. Mọi sản phẩm đưa ra thị trường cần một mức chất lượng được công bố: có thể áp dụng tiêu chuẩn quốc gia TCVN, tiêu chuẩn quốc tế, hoặc tiêu chuẩn cơ sở do chính doanh nghiệp xây dựng. Tiêu chuẩn cơ sở không phải giấy tờ hình thức; nó là cam kết của bạn về chỉ tiêu chất lượng, và là căn cứ khi có khiếu nại.
Hợp quy khác hợp chuẩn ở đâu. Hợp quy là đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc, hàng thuộc diện thì không được bán nếu chưa hợp quy. Hợp chuẩn là đáp ứng một tiêu chuẩn mà bạn tự nguyện chọn, thường để tạo niềm tin với khách hàng hoặc theo yêu cầu của nhà phân phối.
Công bố sản phẩm thực phẩm, mỹ phẩm. Với thực phẩm thông thường, bạn tự công bố và chịu trách nhiệm về nội dung; với một số nhóm đặc biệt phải nộp hồ sơ đăng ký và chờ cơ quan xác nhận. Với mỹ phẩm, phải có số tiếp nhận phiếu công bố trước khi lưu thông. Phiếu kiểm nghiệm phải do phòng thử nghiệm đủ điều kiện thực hiện.
Các chứng nhận tự nguyện. ISO 22000, HACCP, VietGAP, hữu cơ, OCOP là những chứng nhận tự nguyện có giá trị thương mại. Chúng không thay cho thủ tục bắt buộc, và ghi "đạt chuẩn" lên bao bì khi chưa được chứng nhận là vi phạm.
Đọc thêm ở đâu. Cách xây dựng và công bố tiêu chuẩn cơ sở, phân biệt từng loại chứng nhận và khi nào đáng làm, nằm ở mục tiêu chuẩn cơ sở và tiêu chuẩn áp dụng của Tiêu Chí (tieuchi.com). Giấy cần giữ: bản tiêu chuẩn áp dụng, phiếu kiểm nghiệm, bản tự công bố hoặc số tiếp nhận.
Chặng 4: nhãn và bao bì
Chỉ khi đã có tên sản phẩm, tiêu chuẩn áp dụng và thông tin công bố, bạn mới chốt thiết kế nhãn. Nhãn hàng hoá ở Việt Nam có những nội dung bắt buộc cho mọi sản phẩm: tên hàng hoá, tên và địa chỉ tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hoá, xuất xứ; ngoài ra còn những nội dung bắt buộc theo nhóm hàng như định lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, thành phần, hướng dẫn sử dụng và bảo quản, thông tin cảnh báo. Thực phẩm, mỹ phẩm, đồ chơi trẻ em, mỗi nhóm có danh sách riêng.
Ba lỗi nhãn hay gặp ở sản phẩm đầu tay là: ghi tên cơ sở gia công mà không ghi rõ vai trò của bên đặt hàng; ghi công dụng vượt quá nội dung đã công bố, kiểu "hỗ trợ điều trị" cho thực phẩm thông thường; và định lượng ghi trên nhãn không khớp với lượng thực tế trong bao bì. Hàng đóng gói sẵn có yêu cầu riêng về đo lường định lượng, nên cân thử ngẫu nhiên nhiều đơn vị trước khi in nhãn chính thức.
Danh sách nội dung bắt buộc và cách trình bày cho từng nhóm hàng được viết chi tiết ở mục nhãn hàng hoá: những điều phải biết của Quy Cách (quycach.com). Lời khuyên thực tế: in thử một lô nhỏ, nhờ một người không tham gia thiết kế đọc lại nhãn đối chiếu với hồ sơ công bố, sửa xong mới in số lượng lớn.
Chặng 5: mã vạch, truy xuất và lên kệ, lên sàn
Đến đây sản phẩm đã đủ điều kiện để bán. Những việc còn lại phụ thuộc kênh bán bạn chọn:
- Mã số mã vạch: không phải sản phẩm nào cũng bắt buộc có, nhưng chuỗi bán lẻ, siêu thị và nhiều sàn thương mại điện tử yêu cầu. Mã phải đăng ký hợp lệ, không dùng mã mượn của người khác.
- Tem truy xuất, mã QR: với nông sản, thực phẩm, sản phẩm xuất khẩu, khả năng truy xuất từ lô hàng về nguyên liệu ngày càng được đối tác đòi hỏi. Tem QR chỉ có giá trị khi phía sau là dữ liệu lô hàng thật, cập nhật đúng.
- Hồ sơ cho nhà phân phối: thường gồm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy điều kiện cơ sở, bản công bố, phiếu kiểm nghiệm, giấy tờ nhãn hiệu nếu có.
- Bán trên sàn: thông tin sản phẩm đăng trên sàn cũng phải khớp nhãn và hồ sơ công bố; nhãn điện tử, hình ảnh sản phẩm không được ghi công dụng mà nhãn giấy không có.
- Lưu mẫu: giữ mẫu từng lô sản xuất đến hết hạn sử dụng là thói quen tốt để tự bảo vệ khi có khiếu nại.
Cách dựng hệ thống truy xuất vừa sức với cơ sở nhỏ, và những yêu cầu khi đối tác hay thị trường nhập khẩu đòi mã truy xuất, nằm ở mục tem, mã QR và hệ thống truy xuất của Truy Xuất Số (truyxuatso.com).
Sau khi bán: thay đổi, khiếu nại và hàng nhái
Ra mắt xong không có nghĩa hồ sơ đóng lại. Khi đổi công thức, đổi nhà cung cấp nguyên liệu chính, đổi bao bì, đổi cơ sở gia công, bạn phải xem thay đổi đó có làm bản công bố, tiêu chuẩn áp dụng hoặc nhãn phải sửa theo hay không. Nhiều cơ sở bị xử lý không phải vì sản phẩm kém, mà vì sản phẩm trên kệ đã khác với hồ sơ đang lưu.
Khi có khách khiếu nại về chất lượng, bộ hồ sơ của các chặng trước là thứ bảo vệ bạn: phiếu kiểm nghiệm, mẫu lưu, chứng từ nguyên liệu, nhật ký sản xuất. Nếu sản phẩm có lỗi gây nguy hiểm, nhà sản xuất có trách nhiệm thu hồi; tốt nhất là chuẩn bị sẵn cách liên hệ đại lý và khách hàng theo từng lô từ trước.
Sản phẩm bán chạy thì sớm muộn sẽ có người làm nhái bao bì. Lúc đó bạn cần nhãn hiệu đã đăng ký, hồ sơ chứng minh mình sử dụng trước, và biết báo đúng nơi. Một chủ nhãn nhỏ bị làm giả nên bắt đầu từ đâu được viết ở mục thương hiệu nhỏ bị làm giả của Kiểm Tra Nhãn Hiệu (kiemtranhanhieu.com). Còn việc đăng ký nhãn hiệu nên làm từ trước khi in bao bì, như bài kế tiếp trong danh mục này trình bày.
VN2H không phải phòng thử nghiệm hay tổ chức chứng nhận. Khi sản phẩm thuộc nhóm có rủi ro cao như thực phẩm cho trẻ nhỏ, thực phẩm bảo vệ sức khoẻ, mỹ phẩm có hoạt chất đặc biệt, bạn nên làm việc với người có chuyên môn của ngành ngay từ chặng đầu.
Câu hỏi thường gặp
Làm thực phẩm tại nhà bán online có phải tự công bố sản phẩm không?
Nếu bạn bán sản phẩm đóng gói sẵn có nhãn ra thị trường một cách thường xuyên, sản phẩm thuộc diện phải công bố theo quy định an toàn thực phẩm, và nơi sản xuất phải đáp ứng điều kiện tương ứng. Bán online không làm thay đổi nghĩa vụ này; sàn thương mại điện tử cũng có thể yêu cầu xuất trình.
Thuê cơ sở khác gia công thì ai chịu trách nhiệm về sản phẩm?
Người đứng tên chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường trên nhãn là người chịu trách nhiệm trước người tiêu dùng và cơ quan quản lý. Cơ sở gia công chịu trách nhiệm theo hợp đồng với bạn. Vì vậy hợp đồng gia công phải phân rõ trách nhiệm khi có lô hàng lỗi.
Sản phẩm không thuộc diện hợp quy thì có cần tiêu chuẩn gì không?
Vẫn cần. Sản phẩm phải có tiêu chuẩn áp dụng, có thể là tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế hoặc tiêu chuẩn cơ sở do bạn xây dựng và công bố. Đây là căn cứ để chứng minh chất lượng khi bị kiểm tra hoặc khi khách hàng khiếu nại.
Có bắt buộc phải có mã vạch mới bán được hàng không?
Pháp luật không bắt buộc mọi sản phẩm phải có mã vạch, nhưng phần lớn siêu thị, chuỗi bán lẻ và nhiều sàn yêu cầu. Nếu dùng mã vạch, mã phải được đăng ký hợp lệ cho tổ chức của bạn; dùng mã của người khác có thể bị xử lý.
Đổi bao bì thì có phải làm lại hồ sơ công bố không?
Tuỳ thay đổi. Nếu chỉ đổi màu sắc, bố cục mà nội dung bắt buộc không đổi, thường không cần công bố lại. Nếu đổi tên sản phẩm, thành phần, công dụng ghi trên nhãn hoặc tổ chức chịu trách nhiệm, bạn cần kiểm tra quy định của nhóm hàng để cập nhật hồ sơ.
Ghi chữ "sạch", "hữu cơ", "đạt chuẩn" lên bao bì được không?
Chỉ khi có căn cứ. Chữ hữu cơ hay đạt chuẩn một tiêu chuẩn cụ thể cần chứng nhận tương ứng còn hiệu lực. Những từ quảng cáo chung chung không có căn cứ dễ bị coi là thông tin gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng.