Trong một công ty, mỗi quyết định quan trọng phải do đúng cấp có thẩm quyền thông qua, theo đúng thủ tục mà Luật Doanh nghiệp 2020 và điều lệ đặt ra; nếu sai cấp hoặc sai thủ tục, nghị quyết có thể bị yêu cầu huỷ và hợp đồng ký theo nó có nguy cơ vô hiệu. Với công ty cổ phần, quyền được chia giữa đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị và giám đốc; với công ty TNHH hai thành viên trở lên là hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng thành viên và giám đốc; công ty TNHH một thành viên thì chủ sở hữu giữ phần lớn quyền quyết định.
Phê Chuẩn (phechuan.com) là site trong hệ VN2H giải thích quyền phê chuẩn bên trong doanh nghiệp: việc nào của ai, họp và biểu quyết thế nào cho hợp lệ, giao dịch nào cần chấp thuận riêng, và một mảng nhỏ về điều ước, hiệp định thương mại tự do đã được phê chuẩn ràng buộc doanh nghiệp ra sao. Bài này là bản đồ để bạn biết bắt đầu đọc từ đâu.
Vì sao "ai thông qua" quan trọng với cả công ty nhỏ
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ nghĩ chuyện đại hội, nghị quyết chỉ dành cho công ty niêm yết. Thực tế, ngân hàng khi cho vay, đối tác khi ký hợp đồng lớn, cơ quan đăng ký kinh doanh khi nhận hồ sơ thay đổi đều có thể yêu cầu xem nghị quyết hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền. Thiếu tờ giấy đó, khoản vay bị treo, hồ sơ bị trả, hợp đồng bị đối tác từ chối.
Rủi ro lớn hơn nằm ở tranh chấp nội bộ. Khi các thành viên, cổ đông còn hoà thuận, chẳng ai soi thủ tục triệu tập hay tỷ lệ biểu quyết. Đến lúc có mâu thuẫn, một thành viên thiểu số có thể dựa vào chính những sai sót thủ tục đó để yêu cầu huỷ nghị quyết, hoặc phản đối giao dịch giám đốc đã ký với công ty của người thân. Công ty mất nhiều tháng để gỡ.
Người đọc Phê Chuẩn vì thế khá đa dạng: chủ công ty TNHH vài thành viên, thư ký công ty và người phụ trách quản trị, kế toán phải chuẩn bị hồ sơ vay vốn, cổ đông nhỏ muốn biết quyền của mình, và nhà đầu tư cần hiểu cam kết quốc tế mà Việt Nam đã phê chuẩn tác động đến ngành của họ thế nào.
Năm câu hỏi lớn, trả lời ngắn
Đại hội đồng cổ đông quyết những việc gì? Những việc làm thay đổi nền tảng công ty: sửa điều lệ, tổ chức lại hoặc giải thể, bầu và miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát, thông qua báo cáo tài chính năm, mức cổ tức, các giao dịch vượt ngưỡng luật và điều lệ đặt ra. Phần còn lại phần lớn thuộc hội đồng quản trị và giám đốc.
Một cuộc họp thế nào thì hợp lệ? Phải đúng người triệu tập, gửi mời họp và tài liệu đúng hạn tới đúng danh sách, đủ tỷ lệ dự họp để tiến hành, và vấn đề được thông qua với tỷ lệ biểu quyết luật hoặc điều lệ yêu cầu. Luật cho phép họp trực tuyến và lấy ý kiến bằng văn bản nếu điều lệ không cấm, nhưng mỗi cách có thủ tục riêng.
Giao dịch với người có liên quan phải làm gì? Khi công ty ký với người quản lý, cổ đông lớn, người thân của họ hoặc công ty do họ kiểm soát, giao dịch phải được cấp có thẩm quyền chấp thuận, và người có lợi ích liên quan không được tham gia biểu quyết. Giao dịch không được chấp thuận đúng cách có thể bị vô hiệu, người ký phải bồi thường thiệt hại.
Công ty vay ngân hàng, thế chấp tài sản thì ai phải đồng ý? Tuỳ giá trị khoản vay hoặc tài sản so với tổng tài sản trên báo cáo tài chính gần nhất và tuỳ điều lệ: có khi giám đốc tự quyết, có khi cần hội đồng quản trị hay hội đồng thành viên, khoản lớn phải đưa lên đại hội đồng cổ đông. Ngân hàng thường tự đặt yêu cầu về nghị quyết chặt hơn mức luật tối thiểu.
Nghị quyết sai thủ tục có bị huỷ ngay không? Không tự động. Người có quyền, như cổ đông hoặc thành viên, phải yêu cầu toà án hoặc trọng tài huỷ trong một thời hạn ngắn luật đặt ra. Có những sai sót nhỏ không làm ảnh hưởng kết quả biểu quyết thì nghị quyết vẫn có thể được giữ; sai thẩm quyền hay nội dung trái luật thì khác.
Mười danh mục của Phê Chuẩn
Mười danh mục đi từ câu hỏi "việc này của ai" tới "thông qua thế nào", "giao dịch nào cần chấp thuận riêng", rồi "khi bị phản đối thì sao":
- Ai có quyền quyết định việc gì trong công ty: bản đồ thẩm quyền theo từng loại hình, nên đọc đầu tiên.
- Thông qua nghị quyết đại hội đồng cổ đông: triệu tập, chốt danh sách, điều kiện tiến hành, tỷ lệ thông qua.
- Hội đồng quản trị phê chuẩn những gì: phạm vi quyết định, họp và lấy ý kiến bằng văn bản.
- Công ty TNHH: hội đồng thành viên và chủ sở hữu quyết định: dành cho phần lớn doanh nghiệp nhỏ.
- Giao dịch với người có liên quan: nhận diện từng nhóm và ai chấp thuận.
- Hợp đồng lớn, vay, bảo lãnh, thế chấp tài sản công ty: ngưỡng, hồ sơ ngân hàng đòi.
- Phê chuẩn về vốn, báo cáo tài chính và chia lợi nhuận: ai duyệt, điều kiện được chia.
- Bầu, miễn nhiệm và thù lao người quản lý: bầu dồn phiếu, bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng.
- Nghị quyết sai thủ tục: yêu cầu huỷ, vô hiệu và tranh chấp: góc cả công ty lẫn cổ đông phản đối.
- Điều ước, FTA đã phê chuẩn và doanh nghiệp: ký, phê chuẩn, có hiệu lực khác nhau; áp dụng trực tiếp hay qua văn bản trong nước.
Chủ công ty TNHH nên đọc ngay danh mục công ty TNHH sau bản đồ thẩm quyền. Kế toán đang làm hồ sơ vay vốn thì đi thẳng tới hợp đồng lớn, vay, bảo lãnh, thế chấp để biết ngân hàng sẽ hỏi nghị quyết nào.
Đọc theo vai trò của bạn
Bảng dưới gợi ý thứ tự đọc cho bốn vai trò hay gặp. Ai cũng nên bắt đầu ở bản đồ thẩm quyền rồi rẽ theo nhu cầu.
| Vai trò | Thứ tự gợi ý | Điều cần giữ trong tay |
|---|---|---|
| Chủ công ty TNHH vài thành viên | Thẩm quyền → công ty TNHH → giao dịch người có liên quan → nghị quyết bị huỷ | Điều lệ bản mới nhất, sổ đăng ký thành viên |
| Thư ký, người phụ trách quản trị công ty cổ phần | Thẩm quyền → đại hội đồng cổ đông → hội đồng quản trị → nhân sự quản lý | Lịch họp năm, danh sách cổ đông chốt ngày |
| Kế toán, tài chính | Hợp đồng lớn và vay → vốn, báo cáo tài chính, lợi nhuận | Báo cáo tài chính gần nhất để tính ngưỡng |
| Cổ đông, thành viên thiểu số | Thẩm quyền → nghị quyết bị huỷ → giao dịch người có liên quan | Thư mời họp, biên bản họp đã nhận |
Doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu hay nhận vốn ngoại nên thêm danh mục điều ước và FTA vào cuối lộ trình, để hiểu vì sao một cam kết quốc tế có lúc được áp dụng trực tiếp, có lúc phải chờ văn bản hướng dẫn trong nước.
Phê Chuẩn không bàn gì, sang site nào
Phê Chuẩn chỉ nói quyết định nội bộ doanh nghiệp. Thủ tục Nhà nước chấp thuận chủ trương đầu tư, cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, chấp thuận nhà đầu tư nước ngoài góp vốn mua cổ phần thuộc Chấp Thuận (chapthuan.com); Nhà nước phê duyệt quy hoạch, dự án, đánh giá tác động môi trường thuộc Phê Duyệt (pheduyet.com).
Ai đủ tiêu chuẩn làm thành viên hội đồng quản trị, giám đốc, kiểm soát viên, tức điều kiện tư cách của người quản lý, nằm ở Tư Cách (tucach.com); Phê Chuẩn chỉ bàn thủ tục bầu, miễn nhiệm. Khi công ty chia, tách, sáp nhập, chuyển đổi, phần hợp đồng, nợ và người lao động đi theo ai thuộc Kế Thừa (kethua.com), còn Phê Chuẩn chỉ dừng ở nghị quyết thông qua.
Hiệu lực văn bản và hợp đồng nói chung, như hợp đồng có hiệu lực từ khi nào hay vô hiệu vì lý do khác, đọc ở Hiệu Lực (hieuluc.com); Phê Chuẩn chỉ xét hiệu lực do thiếu phê chuẩn. Bản chất của thế chấp, bảo lãnh, cầm cố là chuyện của Biện Pháp (bienphap.com); ở đây chỉ trả lời ai trong công ty phải đồng ý.
Sai lầm hay gặp về phê chuẩn
Những lỗi dưới đây thường không gây hậu quả ngay, nhưng trở thành điểm yếu khi có tranh chấp hoặc khi ngân hàng, đối tác soát hồ sơ:
- Dùng điều lệ mẫu tải trên mạng, không biết điều lệ đang hạ hoặc nâng tỷ lệ thông qua so với luật.
- Gửi thư mời họp qua tin nhắn cho "nhanh" trong khi điều lệ quy định cách gửi khác, rồi bị thành viên vắng mặt phản đối.
- Giám đốc ký hợp đồng thuê nhà của chính mình hoặc mua hàng từ công ty của vợ mà không đưa ra cấp có thẩm quyền chấp thuận.
- Thế chấp tài sản công ty để bảo đảm khoản vay của một thành viên mà chỉ có chữ ký giám đốc.
- Chia lợi nhuận khi công ty chưa đủ điều kiện, sau đó phải yêu cầu thành viên hoàn trả.
- Biên bản họp ghi chung chung, không thể hiện ai biểu quyết thế nào, đến khi tranh chấp không còn chứng cứ.
Với giao dịch lớn, tranh chấp giữa các thành viên hoặc yêu cầu huỷ nghị quyết, bạn nên có luật sư doanh nghiệp xem xét; có thể hỏi trước luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com). Bài chuyên sâu cho từng tình huống ở phechuan.com; bạn nhớ đối chiếu điều lệ của chính công ty mình, vì điều lệ có thể quy định khác luật trong phạm vi luật cho phép.
Câu hỏi thường gặp
Công ty TNHH một thành viên có cần họp để thông qua quyết định không?
Thường không cần họp, vì chủ sở hữu là người quyết định. Chủ sở hữu ban hành quyết định bằng văn bản. Nếu chủ sở hữu là tổ chức, điều lệ có thể lập hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty, khi đó cần đi theo cơ chế đó.
Họp trực tuyến có giá trị như họp trực tiếp không?
Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép thành viên, cổ đông tham dự và biểu quyết qua hình thức trực tuyến hoặc phương tiện điện tử khác, nếu điều lệ không cấm. Điều cần làm là ghi rõ cách xác thực người dự, cách biểu quyết và lưu lại biên bản cùng dữ liệu cuộc họp.
Ngân hàng yêu cầu nghị quyết đại hội cổ đông cho khoản vay nhỏ thì có đúng không?
Ngân hàng có quyền đặt điều kiện cho vay chặt hơn mức luật tối thiểu để tự bảo vệ. Bạn có thể trao đổi, đưa ra điều lệ và báo cáo tài chính để chứng minh khoản vay thuộc thẩm quyền hội đồng quản trị, nhưng cuối cùng đây là điều kiện thương lượng.
Cổ đông nhỏ có quyền yêu cầu huỷ nghị quyết không?
Luật trao quyền yêu cầu huỷ nghị quyết đại hội đồng cổ đông cho cổ đông và nhóm cổ đông theo tiêu chí luật đặt ra, khi có sai phạm về trình tự, thủ tục hoặc nội dung trái luật, điều lệ. Thời hạn yêu cầu ngắn nên cần hành động sớm và giữ đủ giấy tờ cuộc họp.
Điều ước quốc tế khác luật Việt Nam thì áp dụng cái nào?
Nguyên tắc chung trong pháp luật Việt Nam là khi điều ước mà Việt Nam là thành viên có quy định khác văn bản trong nước về cùng một vấn đề, thì áp dụng điều ước, trừ Hiến pháp. Việc áp dụng trực tiếp hay qua văn bản hướng dẫn còn tuỳ quyết định khi phê chuẩn.